個人情報保護方針｜公益財団法人ほほえみの森財団

個人情報保護方針

公益財団法人ほほえみの森財団（以下「当財団」という。）では、当財団の事業運営に関連して取得する個人情報、個人番号及び特定個人情報その他これらに準ずる情報（以下「個人情報等」という）について、その重要性を認識し、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、その他関係法令、個人情報保護委員の定めるガイドライン等を遵守し、適切かつ安全に取り扱うとともに個人情報等の保護に努めるものとします。

1.個人情報等の取得等

当財団は、個人情報等を適正かつ公正な方法によって取得し、利用目的をできる限り特定した上で取り扱います。また、本人から直接書面その他の方法により個人情報等を取得する場合は、法令に基づき、あらかじめ利用目的を明示又は公表します。

2.利用目的

当財団が保有する特定個人情報を除く個人情報は、以下の目的の範囲内で利用します。

当財団が開催するイベント（植樹やハイキング、間伐体験会、動植物の観賞などの森林等の環境保全地域交流活動）へお申込みいただいた方に対するご連絡のため
当財団が開催するイベントにご参加いただく方からのご意見・ご要望にお答えするため
当財団が開催するイベント会場付近の住民の皆さまに対するご連絡のため
当財団が参加したシンポジウム、フォーラム等の参加者からの意見、苦情等への対応及びその記録並びに保管等のため
関係官庁への提言、要望活動及び関係団体等との意見交換・情報連絡等のため
当財団が団体契約している保険業務に関する運営、管理等のため
契約の解約及び解約後の事後管理等のため
契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
他の事業者等から委託された業務の円滑な運営等のため
その他、上記目的に付随し、これらを適正かつ円滑に遂行するために必要な範囲で行う業務のため

当財団は、利用目的を変更する場合には、その内容を公表し、または本人に通知するなど、個人情報保護法に基づく適正な手続きを行います。
なお、当財団が保有する特定個人情報は、番号法その他関係法令で定める事務の範囲内（例.給与支払事務、法定調書作成事務、社会保険等に関する事務）に限り、必要な範囲で、利用します。

3.第三者提供

当財団は、利用目的を遂行するために個人情報等の取り扱いを外部に業務委託をする場合、当該委託先に対し、必要かつ適正な監督を行います。また法令で認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人情報等を第三者へ提供することは致しません。

4.安全管理体制

（１）当財団は、すべての個人情報等について、不正アクセス、盗難、持出し等による、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等が発生しないよう、組織的・人的・物理的及び技術的な安全管理措置を講じ、必要な予防・是正等適切な安全管理措置を講じます。
（２）当財団は、個人情報等をもとに、利用目的内の業務を外部に委託する場合には、その業者と個人情報取扱契約書を締結するとともに、適正な管理が行われるよう管理・監督します。
（３）当財団は、個人情報等の本人による開示・訂正、利用停止等の取扱いに関する問合せについて、随時受付け、適切に対応します。
また、個人情報等の取扱いに関する苦情を受け付ける窓口を設け、苦情を受け付けた場合には、適切かつ速やかに対応いたします。

（４）当財団は、万一、個人情報等の漏えい等の事案が発生した場合には、個人情報保護法に基づき、個人情報保護委員会への報告及び本人への通知等、必要な措置を適切かつ速やかに講じます。

5.法令遵守のための取組みの維持と継続

当財団は、個人情報等の保護に関する法令及びその他の規則に則った業務運営に努めて参ります。
当財団が保有する個人情報等を保護するための方針や体制等については、当財団の事業内容の変化及び事業を取巻く法令、社会環境、IT環境の変化等に応じて、継続的に見直し、改善します。

6.ご質問等の窓口

当財団における個人情報の取扱いに関するご質問やご意見、開示等の求め及び苦情・ご相談に関しては以下の窓口にご連絡ください。
〒359-0037　埼玉県所沢市くすのき台一丁目11番地の1
公益財団法人ほほえみの森財団「個人情報お問合せ窓口」
TEL.04-2926-2291（土・休日・年末年始を除く9時～16時）

令和８年6月10日